Wenn Dringlichkeit stresst

Kaum ein Begriff prägt die heutige Zeit so sehr wie der Begriff „Stress“. Der Einfluss von Stressoren auf Psyche und Körper sind mittlerweile weit bekannt und gefürchtet. Neben psychosomatischen Erkrankungen und Rückenbeschwerden, sind Stoffwechselstörungen, Atemwegserkrankungen und Bluthochdruck drei riesengroße Risikofaktoren der heutigen Zeit, die allesamt in Verbindung mit übermäßigem Stresserleben stehen.

Geschwindigkeit versus Fokus

Doch was stresst uns eigentlich so sehr? Hat sich unser Alltag so stark verändert, so sehr beschleunigt? Oder verlieren wir viel mehr unsere eigentlichen Aufgaben und Ziele aus dem Blick? Durch das Internet, Smartphone und die Digitalisierung, werden Informationswege immer kürzer und schneller, Prozesse beschleunigen sich und die gewonnene Zeit wird mit noch mehr Aufgaben und Aufträgen gefüllt. So verlieren wir schnell den Blick fürs Wesentliche.

Kleine Störungen – Schwere Folgen

Wahrscheinlich kennen auch Sie folgende Situation: Sie sitzen an einem wichtigen Projekt und sind tief in einer Konzentrationsphase. Plötzlich platzt ein Kollege rein und benötigt ganz dringend etwas von Ihnen. Am besten gestern und sofort. Diese kleine scheinbar nebensächliche Störung, in Ihrer Konzentrationsphase, sorgt für eine Wiedereinarbeitungszeit von rund 27 Minuten. Kein Wunder also, dass die Arbeit scheinbar immer mehr wird und Sie sich nach und nach überfordert fühlen. Umso wichtiger ist es, den Blick für die Prioritäten zu schulen und sich klar vor Augen zu führen, was Ihre Ziele und die damit einhergehenden Aufgaben sind. In dem folgenden Artikel geht es um die richtigen Prioritäten in Ihrem beruflichen und privaten Alltag. Effektiv gesetzte Prioritäten sparen Zeit und Nerven und entschleunigen unseren viel zu überladenen Alltag und sorgen so für körperliche und mentale Gesundheit.

Stressvermeidung durch Prioritäten

Zunächst einmal ist eine Einteilung in vier verschiedene Prioritäten ein sehr guter Ansatz um effektives Zeitmanagement zu betreiben. Seit vielen Jahren benutzen Experten aus Stress- und Zeitmanagement dafür das Eisenhower Prinzip. Dieses einfache Schema unterteilt Aufgaben in A, B, C, und D Prioritäten. Denken Sie einmal an Ihr Emailpostfach. Jeden Tag bekommen Sie im Schnitt 10 Emails, fünf davon sind in der Regel Spam und nutzlos. Sie löschen die Emails und vergeuden so eine Kostbare Minute Ihrer Zeit. Das scheint kein Drama zu sein, doch rechnen Sie es auf das Jahr hoch, wird deutlich wie sehr sich viele Menschen in Kleinigkeiten verzetteln. Verbringen Sie eine Minute täglich damit Spam Emails zu löschen, weil Sie z.B. keinen Spamschutz eingerichtet haben, verlieren Sie so pro Geschäftsjahr bereits 6 Stunden Arbeitszeit. Bei einem Stundenhonorar von 80,00 Euro, kosten Sie die täglichen Minuten 480,00 Euro Jährlich pro Mitarbeiter. In einem mittelständischen Unternehmen mit 15 Mitarbeitern, entsteht somit ein Schaden von 7.200 Euro jährlich. Ein wunderbares Beispiel für D-Prioritäten die ab sofort im Mülleimer landen und vermieden gehören!

Wichtig oder Dringend?

Der Trick für effektives Zeitmanagement liegt in der Unterscheidung von Wichtigem und Dringlichem.  Sie kennen doch den Unterschied? Was augenscheinlich leicht zu definieren scheint, endet häufig im Erklärungschaos. Das Eisenhower Prinzip setzt hier an. Wichtige Dinge sind selten eilig und dringliche Dinge selten wichtig. Allerdings haben wichtige Dinge immer die Tendenz irgendwann dringlich zu werden. Kümmern Sie sich daher rechtzeitig um die wichtigen Dinge!

B-Prioritäten für einen entspannteren Alltag

Die Dinge die für Sie oder in Ihrem Unternehmen wichtig sind, sind B-Prioritäten. Das kann die Planung von Werbemaßnahmen, die Jahreszielplanung, aber auch Weiter- und Fortbildungen für die Mitarbeiter oder für sich selbst sein. Ganz klassische Dinge die jedes Jahr anstehen und nur dringend werden, wenn Sie sich nicht drum kümmern. B-Prioritäten haben nämlich immer eine Tendenz zur Dringlichkeit. Plötzlich werden die B-Prioritäten zu A-Prioritäten und müssen sofort erledigt werden. Denn das ist es was eine A-Priorität ausmacht: Es sind liegen gebliebene, aufgeschobene B-Prioritäten, oder aber Akutsituationen, auf die Sie reagieren müssen!

Wenn Dringlichkeit zu Stress führt

Stellen Sie sich vor, Sie planen ein Sommerfest. Die Wichtigkeit dieses Festes ist nachgewiesen, denn im vergangenem Jahr konnten Sie dort wichtige Auftraggeber für sich gewinnen. Im Januar ist die Planung dafür nicht dringend und Sie haben noch viel Zeit. Also warten Sie und wenden sich dringlichen Dingen zu. Plötzlich ist es schon Juni und Sie haben noch gar nicht über die Werbe-Maßnahmen, Flyer, Emails, Einladungen etc. gesprochen. Das Ergebnis? Es muss alles ganz schnell gehen, denn es ist plötzlich dringlich geworden. Blöd nur, dass solche Projekte meist in einem Desaster enden.

Zeit- und Selbstmanagement entspannt

Genau hier liegt die Möglichkeit zur Optimierung. Sorgen Sie dafür, dass Sie die B-Aufgaben möglichst schon im Vorfeld planen und so nicht im täglichen Alltag „reagieren“ müssen und zwischen den unzähligen A-Prioritäten herumspringen müssen. Denn so wichtig A-Prioritäten auch sind, sie setzen uns unter Druck und führen uns ins Aufgabenchaos. Die meisten Unternehmer und Selbstständigen leiden stark unter Stress, weil Sie sich täglich unzähliger A-Prioritäten gegenüber sehen und aus dem Reagieren nicht ins Agieren kommen. Mit diesen Tips wünsche ich Ihnen ein effektives Zeitmanagement und einen entspannten Arbeitsalltag!

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Foto / Fotostrecke: © Johannes Förster